Ontdek hoe notariskantoren hun administratie efficiënter organiseren met de ondersteuning van Notarisadministratie. In deze klantcases delen wij praktijkvoorbeelden, uitdagingen, oplossingen en behaalde resultaten binnen het notariaat.

Klantcase RijksBredius Netwerk Notarissen

"Dit voelt echt als een collega van kantoor"

Wij hebben op kantoor altijd met een vaste (fulltime) medewerkster op de financiële administratie gewerkt. In 2024 is onze collega vervroegd met pensioen gegaan. Onze accountant heeft toen tijdelijk haar taken (deels) overgenomen. We moesten op zoek naar een permanente oplossing. Via LinkedIn kwamen wij op het spoor van de Notarisadministratie. Na een persoonlijke kennismaking waren wij overtuigd dat zij voor ons een geschikte partij waren om de financiële administratie over te nemen.

Inmiddels zijn we twee jaar verder en zijn wij zeer tevreden met deze overstap. De financiële administratie van een notariskantoor is er in de afgelopen jaren niet eenvoudiger op geworden met alle (aangescherpte) wet- en regelgeving. De Notarisadministratie heeft doordat zij voor zeer veel notariskantoren werkzaam is uitgebreide kennis op dit gebied.

Daarnaast bleek ook dat wij ons notarieel systeem niet optimaal benutte. Er kwamen in de eerste maanden meerdere zaken aan het licht die financieel beter of anders konden. Zo bleek bijvoorbeeld dat wij als kantoor al tijdenlang niet zorgvuldig genoeg onze kosten doorberekenden aan onze cliënten. Hierdoor verdween een deel van onze omzet in kosten die wij ten onrechte niet in rekening hadden gebracht bij de cliënten.

De grootste ‘zorg’ die wij in het begin hadden was of het op afstand werken met een administratie wel bij ons zou passen. Wij waren immers altijd gewend om iemand alle werkdagen op kantoor te hebben. Ook dit was direct duidelijk dat je eigenlijk geen verschil merkt. Je hebt één vast aanspreekpunt binnen de Notarisadministratie. Dit voelt echt als een collega van kantoor! Je hebt korte lijntjes met de contactpersoon. Per e-mail wordt altijd snel gereageerd. Mocht je een keer telefonisch willen overleggen, heb je ook de beschikking over een eigen telefoonnummer van de medewerker van de Notarisadministratie. Ook onze ‘collega’ van de Notarisadministratie gaat uiteraard ook wel eens op vakantie. Vooraf vindt dan een duidelijke overdracht plaats zodat voor ons altijd duidelijk is wie op dat moment de contactpersoon voor ons kantoor is.

Verder staan ze bij de Notarisadministratie altijd open voor suggesties van ons als kantoor. Soms willen wij bepaalde zaken net iets anders organiseren dan bij andere kantoren. Dit is bespreekbaar en de werkwijze wordt vervolgens zodanig aangepast zodat dit het beste bij ons past. Dus geen standaardformule waar je als kantoor naar moet schikken maar mogelijkheid tot maatwerk.

De Notarisadministratie verzorgt inmiddels onze volledige financiële administratie, betalingsverkeer, BFT-rapportages en debiteurenbeheer. Dit naar onze volle tevredenheid.

Dave Volmer – Notaris RijksBredius Netwerk Notarissen

Klantcase deNotarissen:

"De samenwerking geeft ons rust en vertrouwen."

Wij werken sinds 2023 samen met De Notarisadministratie voor onze administratieve en boekhoudkundige ondersteuning. Zij werken 'op afstand' onze hele administratie bij, bijvoorbeeld de mutaties op de derdenrekening, btw-controles en het berekenen van rente in nalatenschappen voor gelden die bij ons op kantoor staan. Ook worden per kwartaal de cijfers bij het BFT ingediend.

In 2023 nam onze boekhoudster afscheid van ons kantoor, omdat zij in een andere sector wilde gaan werken. We hadden een acuut probleem. Een interim boekhouder bracht uitkomst. Ideaal was die oplossing niet. Via Linkedin kenden wij de Notarisadministratie al, onze indruk was heel positief: pro actief, betrokken en professioneel. We kwamen tot een gesprek en al vlot bleek dat we met hen wilden samenwerken.

Op ons kantoor werken 23 mensen, we hebben een drukke praktijk. We werken voor klanten lokaal, regionaal en ook internationaal. De praktijk is divers. Onze dossiers variëren van het verzorgen van een overdracht van aandelen in een BV, het maken van testamenten voor jonge mensen, het deponeren van broncodes voor software, het overdragen van woningen en commercieel vastgoed en het afwikkelen van nalatenschappen. Een goede boekhouding is cruciaal. We hebben die gevonden bij De Notarisadministratie.

Anne Fleur Bronkhorst: ''Het contact verloopt voornamelijk per mail en app en is prettig en laagdrempelig. Er wordt snel gereageerd, vragen worden duidelijk opgepakt en zij denken goed mee als er iets uitgezocht of aangepast moet worden. Alle facturen kunnen we naar een centraal mailadres toezenden. Fijn om een partij te hebben die de notariële praktijk begrijpt en zorgt dat alles administratief klopt.''

Martin Beenen: ''Onze agenda is vol, we hebben de hele dag besprekingen en afspraken voor het passeren van akten. Een grondige boekhouding kunnen we niet zelf doen. Het is voor ons belangrijk te kunnen vertrouwen op de deskundigheid van De Notarisadministratie. We hebben enkele keren per week contact per app over de te betalen facturen, de omzet en we krijgen maandelijks een reminder voor belasting betalen in onze eigen vennootschap. Als we iets vragen krijgen we snel antwoord, dat is heel prettig voor ons en geeft ons rust en vertrouwen.''

Een betrouwbare en prettige samenwerking!

deNotarissen

Anne Fleur Bronkhorst - notarieel medewerker

Martin Beenen - notaris