Waarschijnlijk heb je van jouw accountant vragen ontvangen in het kader van de standaard 4400-opdrachten over 2024. Daarbij is als het goed is ook gevraagd naar de verwerking van de PA-rekeningen in de administratie, omdat deze verplicht moeten worden opgenomen. De notaris moet immers alle gelden waarover hij beschikkingsbevoegd is in de administratie verwerken.
Administratief gezien is het natuurlijk het meest praktisch om een PA-rekening zo snel mogelijk op te heffen en het saldo over te boeken naar de reguliere derdengeldenrekening. In de praktijk is dat echter niet altijd haalbaar. Als opheffen (nog) niet mogelijk is, zijn er twee manieren om deze rekeningen in de administratie te verwerken:
1. Eén grootboekrekening voor alle PA-rekeningen
Je boekt alle mutaties van de PA-rekeningen op één grootboekrekening, verbijzonderd naar dossier en/of PA-rekeningnummer. De mutaties worden via een memoriaalboeking verwerkt. Houd er rekening mee dat het saldo tijdens het boeken niet automatisch controleerbaar is; de controle vindt achteraf plaats via een rapportage van de openstaande PA-rekeningen.
2. Een aparte bankrekening, grootboek en dagboek per PA-rekening
Voor elke PA-rekening richt je een eigen bankrekening, grootboek en dagboek in. Hierdoor kun je MT940-bestanden inlezen (dus geen handmatig overtypen) en kun je het banksaldo direct controleren. Wanneer een PA-rekening wordt opgeheven, kun je de bijbehorende grootboek- en dagboeknummers blokkeren om het overzicht te bewaren. Vergeet niet deze rekeningen ook correct te koppelen in de bewaringspositie.