Als notaris kan je de facturen van het kadaster voor wat betreft de inschrijvingskosten van de akten op 2 manieren in de administratie verwerken met daarbij andere aandachtspunten voor het verwerken hiervan in de bewaringspositie.
1. Boeken van de inschrijvingskosten niet op dossierniveau
Op het moment dat je als notaris de inschrijvingskosten van het kadaster niet op dossierniveau boekt is het van belang periodiek (minimaal maandelijks) de afloop op deze rekening te checken om te voorkomen dat er een vordering op het kadaster in de administratie ontstaat die onbedoeld de bewaringspositie verhoogt. Tekorten op dossiers doordat het kantoor wellicht te weinig heeft doorbelast aan clienten of in het geval dat het kadaster onjuiste bedragen heeft gefactureerd zijn door het niet op dossierniveau te boeken wel lastiger zichtbaar.
2. Boeken van de inschrijvingskosten wel op dossierniveau
Op het moment dat je als notaris de inschrijvingskosten van het kadaster wel op dossierniveau boekt, is het belangrijk om ook de debetposten te corrigeren in de bewaringspositie.
Dit artikel beschrijft de stappen die nodig zijn om deze wijzigingen correct door te voeren.
Aanpassing bewaringspositie
Wanneer het kadaster op dossiernummer wordt geboekt, is het noodzakelijk om de bewaringspositie in Afas/Q-bis/Twinfield aan te passen. Dit zorgt ervoor dat de verwerking van de inschrijvingskosten correct wordt afgehandeld en dat er geen onjuiste debetposten ontstaan.
Stappenplan voor Afas
- Grootboeknummer:
- Zorg ervoor dat alle boekingen (ontvangsten van cliënten en betalingen aan kadaster) op één grootboeknummer worden geboekt. Dit is een cruciale voorwaarde, omdat namelijk anders alle boekingen van de “betaling” aan het kadaster als debetpost zullen worden gezien.
- Aanpassing in bijvoorbeeld Afas:
- Ga naar de instellingen voor de bewaringspositie.
- Verplaats de tussenrekening kadaster voor inschrijvingskosten van het kopje ‘kwaliteitsrekeningen’ naar het kopje ‘Verschuldigde derdengelden’ en ‘debetstanden’.
- Check je bewaringspositie uiteraard achteraf altijd even handmatig
Als je als notaris deze kosten op dossier boekt is het essentieel om deze aanpassingen door te voeren zodat de schuld aan het kadaster juist wordt weergegeven in de bewaringspositie en deze niet onbedoeld wordt verlaagd door de debetposten.
Wil je ondersteuning bij dit stappenplan, een stappenplan voor Q-bis of Twinfield ontvangen of weten wat we voor jouw financiële administratie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op!