Het beheer van PA-rekeningen
PA-rekeningen (per-adresrekeningen) verdienen binnen veel notariskantoren extra aandacht. Dit zijn bankrekeningen die op naam staan van de cliënt, maar waar de notaris wel beschikkingsbevoegdheid over heeft. Daardoor vallen deze rekeningen ook onder de verantwoordelijkheid van het notariskantoor en moeten zij worden meegenomen in onder andere:
- de administratie;
- de controle op derdengelden;
- en de bewaringspositie.
In de praktijk leveren PA-rekeningen administratief vaak veel extra werk op. De bankafschriften moeten meestal handmatig worden verwerkt en het komt regelmatig voor dat afschriften niet volledig of pas later worden aangeleverd. Hierdoor kost de verwerking veel tijd en ontstaat een groter risico op:
- ontbrekende boekingen doordat bankafschriften niet compleet zijn;
- verschillen tussen bank en administratie doordat vertraging ontstaat in het ontvangen en verwerken van afschriften.
Daarnaast lopen betalingen via PA-rekeningen vaak buiten het normale betalingsproces van het notariskantoor om. Juist daardoor wordt de controle op betalingen en geldstromen lastiger dan bij reguliere derdengeldenrekeningen.
Ons advies zou daarom zijn: hef PA-rekeningen, voor zover mogelijk, zoveel mogelijk op en hevel de gelden over naar de reguliere derdengeldenrekening van het notariskantoor.
Daarmee ontstaan namelijk meerdere voordelen:
- betalingen lopen mee in het reguliere betalingsproces;
- bankafschriften worden automatisch verwerkt via de normale bankimporten;
- controles op derdengelden blijven centraal inzichtelijk;
- en handmatige verwerking wordt zoveel mogelijk beperkt.
In de praktijk worden PA-rekeningen vaak aangehouden vanwege:
- omdat de cliënt een hoger rentepercentage ontvangt op deze rekeningen;
- automatische incasso’s;
- of periodieke betalingen.
Veel van deze argumenten zijn echter goed oplosbaar binnen het reguliere proces.
Het rentevoordeel blijkt in de praktijk vaak minder groot dan gedacht wanneer rekening wordt gehouden met:
- de extra administratieve verwerking;
- de handmatige controles;
- het opvragen van ontbrekende afschriften;
- en de extra uren van de boekhouding.
Ook voor automatische betalingen kunnen bijvoorbeeld gewoon facturen worden aangeleverd die dan via de normale dossierbetalingen meelopen.
Wanneer het aanhouden van een PA-rekening toch noodzakelijk blijft, is het belangrijk dat ook de administratieve verwerking goed wordt meegenomen in het dossier. Laat de boekhouding in dat geval ook tijd schrijven op het dossier voor:
- het verwerken van bankafschriften;
- controles;
- en aanvullende administratieve werkzaamheden.
Juist bij PA-rekeningen wordt namelijk nog regelmatig onderschat hoeveel extra werkzaamheden deze rekeningen administratief met zich meebrengen.