De bewaringspositie is een cruciale financiële indicator in het notariaat, die de aanwezige cliëntengelden vertegenwoordigt verminderd met de verplichtingen aan derden. Dit artikel bespreekt hoe de bewaringspositie wordt berekend en benadrukt het belang ervan om ervoor te zorgen dat notariskantoren hun financiële verplichtingen aan cliënten en derden correct naleven.
De bewaringspositie omvat twee belangrijke elementen: cliëntengelden en verplichtingen aan derden. Cliëntengelden omvatten zowel derdengelden zoals gespecificeerd in artikel 25 Wna (Wet op het notarisambt) als gelden van derden waarover de notaris of een medewerker van het notariskantoor bevoegd is te beschikken, zoals "per adres" of "inzake" rekeningen. Verplichtingen aan derden omvatten het totale bedrag van de cliëntenschulden, inclusief af te dragen overdrachtsbelasting en vanaf 1 juli 2023 ook de te betalen kadaster en KvK kosten conform de in de praktijkaanwijzer opgenomen wijze.
Belang van een positieve bewaringspositie
Een essentieel aspect van de bewaringspositie is dat deze altijd positief moet zijn. Dit betekent dat de totale waarde van cliëntengelden hoger moet zijn dan de totale verplichtingen aan derden. Een positieve bewaringspositie waarborgt dat het notariskantoor in staat is om aan al zijn financiële verplichtingen te voldoen en cliëntengelden veilig te bewaren.
Correcte berekening van de bewaringspositie
Het correct bepalen van de bewaringspositie vereist enkele belangrijke stappen. Allereerst moeten de vorderingen op cliënten uit de cliëntenschulden worden geëlimineerd. Het niet elimineren van deze vorderingen kan leiden tot een onjuiste voorstelling van de cliëntenschulden, wat resulteert in een te hoge weergave van de bewaringspositie.
Daarnaast moet de aan cliënten verschuldigde rente aan de cliëntenschulden worden toegevoegd. Deze rente maakt immers deel uit van de cliëntenschulden en dus van de bewaarplicht van het notariskantoor. Eventuele vorderingen op cliënten die voortvloeien uit verschuldigde rente zijn normaal gesproken geen onderdeel van de bewaringspositie. Een uitzondering hierop is als deze vordering met toestemming van de cliënt kan worden verrekend met de beschikbare cliëntengelden.
Bovendien mogen kasgelden niet worden opgenomen in de berekening van de bewaringspositie. Gelden van derden waarover het notariskantoor krachtens volmacht kan beschikken, zoals geldmiddelen op "per adres" of "inzake" rekeningen, moeten als afzonderlijke post onder de cliëntenschulden worden opgenomen, inclusief een even groot bedrag als schuld.