De notaris is verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving kan geschieden conform door het bestuur van de KNB vastgestelde staten voor de indeling van de balans en de staat van baten en lasten en voorschriften met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie.

Door het bestuur worden - in overleg met het BFT - staten voor de indeling van de balans, de staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening) en wijze van berekening en rapportage van bewarings- en liquiditeitspositie (zie hierover artikel 15 van de verordening beroeps- en gedragsregels) gegeven.

Hierbij geldt tevens dat:

  • cliëntengelden waar de notaris over kan beschikken in de balans dienen te worden opgenomen;
  • salderen van vorderingen op met schulden aan derden niet is toegestaan;
  • aan derdengelden toe te rekenen rente in de balans dient te worden gepassiveerd;
  • geldmiddelen naar looptijd in de toelichting op de balans worden gespecificeerd.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat indien de notarispraktijk wordt uitgeoefend in B.V.-vorm voor de jaarverslaggeving titel 9 Boek 2 BW van toepassing is. De aldaar geformuleerde waarderingsgrondslagen dienen uit hoofde van deze verordening te worden toegepast voor balanswaardering en resultaatsbepaling ongeacht de rechtsvorm van de onderneming. Elk kantoor dient intern, ten minste per kwartaal, een tussentijds overzicht op te stellen (en te bewaren) waaruit de bewarings- en liquiditeitspositie en de resultatenontwikkeling blijkt. Zie over de bewarings- en liquiditeitspositie ook artikel 15 van de verordening beroeps- en gedragsregels.

Daarnaast dient elk kantoor op elk moment voormeld overzicht te kunnen verschaffen in het kader van een onderzoek als bedoeld in artikel 96 WNA dan wel op verzoek van het BFT in het kader van artikel 110 WNA.

Tevens dient de notaris vast te stellen dat zijn bewaringspositie toereikend is voor de overboeking van het hem toekomende van de kwaliteitsrekening van artikel 25 WNA naar zijn (kantoor)rekening, alvorens daadwerkelijk tot overboeking over te gaan. Praktijkuitgaven zoals betaling salarissen en privé-uitgaven dienen niet van de kwaliteitsrekening te worden betaald.

Bron: KNB