Als notaris is het beheer van derdengelden en het monitoren van de bewaringspositie een essentieel onderdeel van je werk. Het correct vastleggen van deze financiële transacties is van groot belang om de integriteit van je kantoor te waarborgen en te voldoen aan wettelijke vereisten. In dit artikel bespreken we hoe je dit proces kunt optimaliseren en ervoor kunt zorgen dat alles nauwkeurig wordt vastgelegd.
Wat zijn derdengelden en bewaringsposities?
Derdengelden zijn gelden die je als notaris namens anderen beheert. Dit kunnen bijvoorbeeld bedragen zijn voor de aankoop van een huis, het oprichten van een bedrijf of het verdelen van een erfenis. Als notaris ben je verantwoordelijk voor het correct beheren en bewaren van deze gelden totdat de transactie is afgerond. Derdengelden mogen alleen op de bankrekening bij de notaris blijven staan als daar een grondslag voor is.
Een bewaringspositie is het overschot op jou derdengeldenrekening wat niet aan klanten (en kadaster sinds 1-7-2023) betaald hoeft te worden.
Optimalisatie van het bewaringsproces
Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om het beheer van derdengelden en bewaringsposities te optimaliseren:
Duidelijke procedures en richtlijnen: Zorg ervoor dat je kantoor duidelijke procedures en richtlijnen heeft voor het beheer van derdengelden. Dit omvat onder andere het vastleggen van alle transacties, periodiek analyseren van alle openstaande derdengelden, richtlijnen voor het aanhouden van depotbedragen etc.
Geautomatiseerde systemen: Maak gebruik van geautomatiseerde systemen voor het vastleggen van transacties. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en zorgt voor een gestroomlijnd proces. Te denken valt hier bijvoorbeeld aan bankintegraties in de boekhouding voor de verwerking van de bankafschriften en de uitbetaling van derdengelden met SEPA-batches via de notariële pakketten.
Controlemechanismen: Implementeer interne controles om te verifiëren of alle transacties correct zijn vastgelegd. Analyse van alle openstaande derdengelden en de check van de bewaringspositie.
Training en bewustwording: Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de procedures en richtlijnen met betrekking tot derdengelden. Stuur ze eventueel op een cursus notariële administratie.
Nauwkeurigheid en compliance
Het correct vastleggen van derdengelden en bewaringsposities is niet alleen een kwestie van efficiëntie, maar ook van wettelijke compliance. Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houdt toezicht op notariskantoren en controleert onder andere de administratie van derdengelden. Zorg ervoor dat je altijd voldoet aan de wettelijke eisen en dat je nauwkeurigheid hoog in het vaandel hebt staan.
Kortom, een goed beheer van derdengelden en bewaringsposities is van groot belang voor een succesvol notariskantoor. Door procedures te optimaliseren en nauwkeurigheid te waarborgen, kun je vertrouwen opbouwen bij je cliënten en voldoen aan de hoogste professionele normen.
Bron: https://www.wet-en-regelgeving-notariaat.nl/artikel-3-reglement-verslagstaten-2010