Algemene vragen

1. Hoe wordt de minimale buffer berekend?
De minimale buffer voor het komende boekjaar wordt berekend op basis van de kosten van het voorgaande boekjaar
(recherchekosten Kadaster + inzage- en bevragingskosten KvK) / 9 = minimale buffer)

2. Moet de minimale buffer jaarlijks opnieuw worden berekend?
Ja, elk jaar opnieuw op basis van de kosten van het voorafgaande boekjaar, zodra alle nota’s van het voorgaande jaar van het Kadaster en de KvK zijn verwerkt in de boekhouding.

3. Ik houd al een toereikend bewaringsoverschot aan. Moet ik dan alsnog een extra buffer aanhouden?
Nee, mits uw overschot ook de kosten dekt van de hiervoor genoemde minimale buffer. U beoordeelt zelf of dit het geval is, maar wij adviseren dit altijd wel te doen voor het geval de bewaring toch een keer wat lager wordt.

4. Hoe bereken ik de minimale buffer als ik slechts een deel van het jaar als notaris heb gewerkt?
Bereken het maandgemiddelde van de kosten en vermenigvuldig dit met 12. U kunt ook gegevens gebruiken van het protocol van uw voorganger.

5. Hoe bereken ik de buffer bij een nieuwe standplaats zonder volledige maand werkervaring?
U houdt een fictieve buffer aan op basis van een eigen inschatting van de verwachte kosten.

6. Moet ik het Kadaster en de KvK betalen vanaf de derdengeldenrekening?
Nee dat is niet verplicht, betaling kan via de kantoorrekening. Op het moment dat de factuur van het kadaster of KvK betaald wordt, gaat de crediteurenpositie die meegenomen wordt in de bewaringspositie automatisch omlaag.  Daardoor zal de bewaring verhogen. Automatische incasso’s kunnen alleen vanaf de kantoorrekening en zijn verboden vanaf de derdengeldenrekening.

Vragen van administrateurs en accountants

7. Wat moet er worden opgenomen in de berekening van de bewaringspositie?
De van cliënten ontvangen inschrijvingskosten, de nog niet betaalde facturen aan het kadaster moeten als aftrekpost worden meegenomen.

8. De facturen van het Kadaster bevatten zowel inschrijvingskosten als overige kosten. Moet ik de inschrijvingskosten verbijzonderen?
Nee, dat is niet nodig. U kunt de gehele crediteurenpositie van het Kadaster, de buffer en de ontvangen bedragen van cliënten waar nog geen factuur van het kadaster van is ontvangen als aftrekpost meenemen bij de berekening van de bewaringspositie. Let er wel op dat als er wel op dossier verbijzonderd wordt de debetposten op de dossiers gecorrigeerd dienen te worden. Als er niet op dossier verbijzonderd wordt check dan wel maandelijks de afloop op de balansrekening nog te betalen kadaster.

9. Is er sprake van dubbeltelling van recherchekosten als ik hier ook al een buffer voor aanhoud?
Ja, dat kan voorkomen. Dit is een bewuste keuze om de administratieve lasten voor het kantoor te beperken.

10. Wat valt onder de recherchekosten van het Kadaster?
Kosten voor raadpleging van het Kadaster, zoals inzages in Hypotheken 3/4, opvragen van akten, kadastrale kaarten en onderzoeken naar erfdienstbaarheden of filiatie.

11. Wat valt onder de inzage- en bevragingskosten van het Handelsregister?
Kosten voor inzages, uittreksels en gedeponeerde stukken die u opvraagt bij de Kamer van Koophandel ten behoeve van een dossier.

12. Hoe wordt de bewaringspositie berekend volgens de nieuwe Praktijkaanwijzing?
Volgens Praktijkaanwijzer:

Kwaliteitsrekeningen: € 1.000.000

P/A rekeningen: € 200.000

Af: Schulden aan cliënten: -€ 1.050.000

Af: Overdrachtsbelasting: -€ 50.000

Af: Debetposten: -€ 10.000 (inclusief debetposten kadaster als deze op dossierniveau worden geboekt)

Af: Nog te betalen inschrijvingskosten Kadaster: -€ 5.000

Af: Reeds gefactureerde Kadasterkosten: -€ 6.000

Af: Buffer inzagekosten -€ 2.000*

Af: rente cliënten            - € 2.000

= Bewaringspositie: € 75.000

13. Hoe wordt de minimale buffer berekend volgens de Praktijkaanwijzing derdengelden?
Voorbeeldberekening:
Recherchekosten Kadaster 2023: € 15.000
Inzage- en bevragingskosten KvK 2022: € 3.000
Totaal: € 18.000
Minimale buffer 2024: € 18.000 / 9 = € 2.000

Het verdient aanbeveling om deze buffer in jouw financiële administratie op te nemen en als aftrekpost mee te nemen bij de berekening van de bewaringspositie.