Een notaris is verplicht om een zorgvuldige financiële administratie te voeren. Bij onderzoeken in 2020 door het Bureau Financieel Toezicht (BFT) bij notarissen, werden regelmatig onderstaande problemen geconstateerd rondom de inrichting van de financiële administratie. De meeste punten kan de notaris snel oplossen. Om zelf te toetsen of de financiële administratie op deze onderwerpen voldoet, kan dit overzicht voor de notaris en zijn administratief medewerker behulpzaam zijn.
Onjuist berekenen bewaringspositie
Regelmatig wordt de bewaringspositie te hoog of te laag berekend. Bij de berekening wordt bijvoorbeeld ten onrechte het kassaldo meegeteld. Ook komt het voor dat ten onrechte de zogenaamde debetposten (vorderingen op cliënten) worden meegeteld.
Betaalorganisatie voldoet niet Voor het beheer van gelden op de derdengeldenrekening, gelden strenge regels. Uit praktische overwegingen voldoen notarissen na verloop van tijd soms niet meer aan deze regels.
Bijvoorbeeld omdat zowel de voorbereiding, de controle als het verzenden van de betalingen wordt of kan worden verzorgd door één van de medewerkers. Daarmee is echter geen sprake van de vereiste functiescheiding tussen deze taken. Hetzelfde probleem ontstaat als twee medewerkers van dezelfde bankpas gebruik maken. Tot slot kunnen behandelaren van nalatenschappen door te ruime volmachten volledig en zelfstandig bevoegd zijn tot het verrichten van betalingen van de erven(bank)-rekeningen. Ook dan is onvoldoende sprake van functiescheiding.
Oude zaken in de zakenadministratie
Regelmatig worden in de zakenadministratie nog oude zaken aangetroffen. Vaak zijn dit oude nalatenschappen, leveringen en hypotheken met een kleiner of groter openstaand saldo. Het is van belang om de openstaande postenlijsten periodiek te analyseren en (oude)zaken tijdig af te wikkelen. Niet alle bankrekeningen van derden staan in de financiële administratie Alle bankrekeningen van derden waarover de notaris kan beschikken of waarover de notaris volmacht heeft, dienen in de financiële administratie te worden opgenomen. Ook de ‘per adres’ of ‘inzake’-bankrekeningen bij nalatenschappen waarover de notaris dan wel de medewerkers van het kantoor gemachtigd zijn om over te beschikken, moeten worden opgenomen in de financiële
administratie.
Status en gebruik bijzondere bankrekeningen
Zowel uit de tenaamstelling van de bankrekening, als uit de schriftelijke bevestiging van de bank moet blijken dat sprake is van een bankrekening als bedoeld in artikel 25 van de Wna. De meeste problemen kan de notaris met zijn administratief medewerker of accountant snel oplossen. Meer informatie is te vinden in artikelen 24 en 25 van de Wet op het notarisambt, in de Administratieverordening en op de website van het BFT (www.bureauft.nl)