Beleidsregel, vastgesteld door het bestuur op 13 april 2022
Artikel 1 van de Administratieverordening luidt als volgt: De notaris dient zorg te dragen voor het instellen van een toereikende administratieve organisatie en een stelsel van interne controlemaatregelen waardoor alle opdrachten direct worden vastgelegd en met de vereiste zorgvuldigheid worden uitgevoerd en alle financiële rechten en verplichtingen volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en intern verantwoord. Artikel 6 van de Administratieverordening luidt als volgt: De administratie dient zodanig te zijn dat de notaris zorg kan dragen voor een zorgvuldige bewaring van cliëntengelden en voor een juiste en tijdige door-/terugbetaling van de aan hem toevertrouwde gelden of andere (gelds-)waarden.
Het correcte beheer van gelden van cliënten, waaronder in de eerste plaats het beheer van de bijzondere rekeningen als bedoeld in artikel 25 Wet op het notarisambt, is een essentiële voorwaarde voor het maatschappelijk vertrouwen in het notariaat.
Mede gezien de toelichting op artikel 6 van de Administratieverordening waarin in nadere regelgeving door het bestuur van de KNB is voorzien, geeft het bestuur in deze Beleidsregel fiattering uitbetalingen een nadere interpretatie van en toelichting op de regelgeving over het stelsel van administratieve organisatie en interne controle op het notariskantoor aangaande de uitbetaling van gelden van een bijzondere rekening als bedoeld in artikel 25 Wet op het notarisambt.
Hierbij is het vooral van belang dat de notaris nadenkt over de wijze waarop omgegaan wordt met de (fiattering van) uitbetaling van gelden. Een andere werkwijze dan weergegeven in deze beleidsregel is niet per definitie verkeerd zolang de notaris kan uitleggen op welke wijze zoveel mogelijk waarborgen zijn aangebracht om de uitbetaling zorgvuldig en juist te laten verlopen. Deze beleidsregel geeft dus een handvat voor een concrete werkwijze. Wordt die werkwijze niet gevolgd dan voorziet de beleidsregel in vastlegging van die afwijkende handelwijze. De notaris moet dan kunnen uitleggen welke maatregelen getroffen zijn.
- Aan de hand van door een behandelaar van het dossier opgestelde en door hem gefiatteerde onderliggende stukken, wordt de uitbetaling van gelden voorbereid door een of meer andere medewerkers van het notariskantoor dan degenen die de uitbetaling verrichten.
- Aan de hand van door een behandelaar van het dossier opgestelde en door hem gefiatteerde onderliggende stukken, wordt de uitbetaling van gelden door een aan het notariskantoor verbonden notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris die op dat moment de waarneming heeft gecontroleerd en gefiatteerd.
- Indien de personeelsbezetting op het notariskantoor de in lid 1 genoemde procedure niet mogelijk maakt, kan het voorbereiden van de uitbetaling plaatsvinden door een behandelaar van het dossier. Daarbij is voorts de procedure als in lid 2 genoemd van toepassing.
- Indien de personeelsbezetting op het notariskantoor naleving van de in de leden 1 tot en met 3 genoemde procedures niet mogelijk maakt, hanteert de notaris een andere procedure van fiattering en uitbetaling die recht doet aan de eisen die aan fiattering en uitbetaling van gelden worden gesteld. De gehanteerde procedure voorziet in ten minste twee verschillende controlerende én fiatterende medewerkers, casu quo aan het notariskantoor verbonden notaris, toegevoegd notaris of waarnemingsbevoegde kandidaat-notaris, onverlet het bepaalde in artikel 25 lid 2 Wna.
- Indien aan geen van de in deze beleidsregel genoemde procedures wordt voldaan, wordt een procedure vastgelegd die zoveel mogelijk voldoet aan hetgeen in deze beleidsregel is neergelegd. Indien in individuele gevallen niet voldaan kan worden aan de procedure zoals in deze beleidsregel genoemd, wordt dat, alsmede van de reden waarom daaraan niet is voldaan, vastgelegd in het dossier waar de bewuste betaling betrekking op heeft.
Toelichting
De eindverantwoordelijkheid voor het correcte beheer van de bijzondere rekeningen van artikel 25 Wet op het notarisambt berust bij de notaris. Teneinde de notaris te behoeden voor fouten en om fraude te voorkomen, dient ieder notariskantoor te beschikken over een toereikende administratieve organisatie en interne controle. Hierbij dient voorzien te zijn in functiescheiding en minimaal toepassing van het ‘vier ogen-principe’. Deze beleidsregel gaat voor wat betreft de daadwerkelijk fiattering van uitbetaling uit van dit ‘vier ogen-principe’ met daarnaast indien mogelijk ook nog een paar ogen van de dossierbehandelaar die verder niet bij de fiattering van de uitbetaling is betrokken.
Met de regel van het tweede lid wordt het belang van een correct geldverkeer benadrukt, zo de samenstelling van het notariskantoor dat toelaat. Met de genoemde personeelsbezetting wordt mede de beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerde medewerkers bedoeld. In het geval geen van deze medewerkers – al dan niet door ziekte of vakantie - beschikbaar zijn, kan de behandelaar van een dossier naast het opstellen en fiatteren van stukken zoals de nota van afrekening de betaling ook voorbereiden (lid 3).
De in lid 5 bedoelde vastlegging dient uitsluitend plaats te vinden indien de in de leden 1 tot en met 4 genoemde procedures niet kunnen worden nageleefd. Indien een kantoor structureel niet kan voldoen aan de in deze beleidsregel vastgelegde procedure, omdat de bezetting van het kantoor dat niet toelaat, is het vastleggen en volgen van een eigen procedure noodzakelijk. Deze procedure moet dan zo veel mogelijk aansluiten bij de gedachte achter deze beleidsregel.
(Toelichting van 13 april 2022)
Bron: KNB